Recruiting ist in vielen Unternehmen kein akutes Thema.
Bis es plötzlich eines wird.
Stellen bleiben länger offen als geplant. Projekte verzögern sich. Teams arbeiten am Limit. Führungskräfte springen operativ ein, obwohl sie eigentlich strategisch arbeiten müssten. Und irgendwann stellt sich die Frage, die viele sich lange nicht stellen wollten:
Warum bekommen wir das intern nicht mehr sauber hin?
Auffällig ist dabei: Es fehlt selten an Einsatz oder guten Absichten. Es fehlt an einem System. Recruiting läuft mit, irgendwo zwischen Tagesgeschäft, Meetings und anderen Prioritäten. Prozesse entstehen situativ, Entscheidungen werden vertagt, Bewerber verlieren sich unterwegs.
Nach außen wirkt das wie Fachkräftemangel.
Intern fühlt es sich nach Dauerstress an.
Und genau hier beginnt Recruiting, Geld zu kosten.
Das eigentliche Problem: Recruiting ohne klaren Rahmen
In vielen Unternehmen gibt es keinen festen Recruiting-Prozess.
Keine klaren Schritte.
Keine definierte Geschwindigkeit.
Keine eindeutigen Zuständigkeiten.
Jede Vakanz läuft ein bisschen anders. Jede Entscheidung hängt an einzelnen Personen. Sobald diese ausgelastet sind, gerät alles ins Stocken.
Die Folgen sind typisch:
- Bewerbungen bleiben liegen
- Rückmeldungen verzögern sich
- Entscheidungen ziehen sich
- Kandidaten springen kommentarlos ab
Das passiert nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Recruiting keinen klaren Platz im Unternehmen hat.
Wann externes Recruiting wirklich Sinn macht
Externe Recruiting-Unterstützung wird dann sinnvoll, wenn Recruiting intern dauerhaft Energie zieht, ohne verlässlich Ergebnisse zu liefern.
Typische Situationen sind:
- mehrere offene Stellen gleichzeitig
- Recruiting läuft „nebenbei“
- aktive Kandidatenansprache ist zeitlich nicht leistbar
- Prozesse sind unklar oder stark personenabhängig
- Geschwindigkeit fehlt, obwohl Bedarf hoch ist
Spätestens hier ist externes Recruiting kein Luxus mehr, sondern ein Hebel, um Kontrolle zurückzugewinnen.
Wichtig dabei: Externe Unterstützung funktioniert nur dann gut, wenn sie mehr leistet als reine Abarbeitung. Es geht nicht darum, Arbeit abzugeben, sondern Struktur aufzubauen.
Wann externes Recruiting eher keinen Mehrwert bringt
Genauso ehrlich muss man sagen: Externes Recruiting ist nicht immer sinnvoll.
Wenn es um eine einzelne Stelle geht, intern genug Zeit vorhanden ist und Prozesse klar laufen, lässt sich Recruiting sehr gut intern abbilden. Auch wenn keine Bereitschaft besteht, Abläufe zu hinterfragen oder anzupassen, wird externe Unterstützung wenig bewirken.
Externe Hilfe ist kein Pflaster für strukturelle Probleme. Sie wirkt nur dann, wenn sie bewusst eingesetzt wird.
Warum es selten nur eine richtige Form der Unterstützung gibt
In der Praxis unterscheiden sich Unternehmen stark. Manche brauchen vollständige Entlastung, andere vor allem Reichweite oder effizientere Abläufe. Genau deshalb gibt es nicht die eine Lösung, sondern unterschiedliche Ansätze – je nach Engpass.
Wenn Recruiting vollständig entlastet werden muss
In Phasen mit hohem Bedarf oder fehlenden internen Ressourcen ist es sinnvoll, Recruiting zeitweise komplett auszulagern.
Hier setzen wir mit Recruiting as a Service an.
Wir übernehmen den gesamten Recruiting-Prozess als externe Recruiting-Abteilung auf Zeit. Von der Schärfung des Anforderungsprofils über Active Sourcing bis zur telefonischen Vorqualifizierung. Intern bleiben nur noch die finalen Gespräche mit Kandidaten, die wirklich passen.
Der Vorteil liegt in der Planbarkeit. Statt hoher Einzelprovisionen entsteht ein monatlicher Festpreis mit garantierter Aktivität. Recruiting wird verlässlich statt reaktiv.
Wenn Bewerber fehlen, aber HR intern vorhanden ist
In anderen Unternehmen sind Prozesse grundsätzlich vorhanden, aber die Reichweite fehlt. Stellenanzeigen erreichen vor allem aktive Suchende, während passende Fachkräfte gar nicht reagieren.
In diesen Fällen setzen wir auf Social Recruiting Kampagnen.
Über gezieltes Targeting auf Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder Facebook sprechen wir Kandidaten an, die nicht aktiv suchen. Durch stark vereinfachte Bewerbungsprozesse entstehen qualifizierte Bewerbungen, die direkt an das interne HR-Team übergeben werden.
So bleibt Recruiting intern verankert, wird aber deutlich wirksamer.
Wenn Prozesse bremsen und Geschwindigkeit fehlt
Manche Unternehmen haben Bewerbungen und Gespräche, verlieren aber Zeit durch manuelle Abläufe, unübersichtliche Kommunikation und fehlende Automatisierung.
Hier liegt der Hebel nicht im Recruiting selbst, sondern in den Prozessen dahinter.
Mit einem Recruiting-Audit und gezielter KI-Implementierung analysieren wir den Ist-Zustand und automatisieren genau die Schritte, die Zeit fressen. Ziel ist nicht, Recruiting zu automatisieren, sondern es zu entlasten – damit der persönliche Kontakt wieder im Mittelpunkt steht.
Fazit: Externes Recruiting ist eine strategische Entscheidung
Externes Recruiting lohnt sich dann, wenn es Klarheit schafft, interne Teams entlastet und Prozesse stabilisiert. Es lohnt sich nicht als kurzfristige Notlösung, sondern als bewusste Entscheidung für Struktur.
Unternehmen, die diesen Schritt reflektiert gehen, gewinnen nicht nur schneller passende Mitarbeiter. Sie schaffen eine Recruiting-Struktur, die auch unter Druck funktioniert.
Wie STalent unterstützt
STalent unterstützt Unternehmen genau dort, wo Recruiting ins Stocken gerät. Wir analysieren die Situation, identifizieren den tatsächlichen Engpass und setzen die Form der Unterstützung ein, die wirklich Sinn macht – ob vollständige Entlastung, gezielte Reichweite oder Prozessoptimierung mit KI.
Wenn Sie sich fragen, ob externes Recruiting für Ihr Unternehmen aktuell sinnvoll ist, lohnt sich ein ehrliches Gespräch. Oft zeigt sich dabei sehr schnell, wo der größte Hebel liegt.
